【 SXSW 2013 出展 レポート】1. Trade Showへ申し込み


2013/3/8から3/18まで、アメリカのオースチンで開かれるSXSW(サウス バイ サウス ウエスト) へTradeShow(展示会)の展示者として参加して来ました。Trade Show出展までの手順を6回に分けて解説します。

  1. Trade Showへ申し込み  ←イマココ
  2. ホテルの予約、物品と設備のレンタル
  3. 荷物の事前発送と、賠償責任保険
  4. SXSW当日の設営と、会期後の発送
  5. Trade Show 出展サービスの紹介  
  6. 続・Trade Show 出展サービスの紹介

 

Trade Show への申し込み方法

Trade Showの申し込みは主にメールベースで行います。

出展契約書の入手

まずはSXSWのAsia事務局へ「Trade Showに参加したいです」という旨のメールを送りましょう。

SXSWは音楽とテクノロジーの祭典ということを売りにしていますが、申し込み等に関しては極めてローテクです。メールで担当者に問い合わせるのが主になります。また、公式サイトにも開示情報が少なく、開催直前にアップデートされるなど、不確実な要素が多いです。不安な事がある場合は、SXSWの担当へメールして聞きましょう。

 

Trade Showへの問い合わせを送るとおそらくAsia事務局から以下の内容を送ってくださいとメールが来ると思います。

  • 会社名
  • 住所
  • 担当名(自分の名前)
  • メールアドレス
  • ブースのサイズ
  • 業種(ソーシャルメディア、Web開発、など)

上記情報を送ると、オースティンの本部より契約書と請求書のフォームが送られてきます。

ここでブースのサイズについて説明。

ブースのサイズは以下から選べます。(SXSW 2013)

  • Single 10 * 10
  • Double 20 * 10
  • Triple 30 * 10
  • Small Endcap 20 * 10
  • Large Endcap 20 * 20
  • Island 20 * 20

Single, Double, Tripleは、Pile & DrapeHard Wallの2種類から選べます。

Pile & Drape は布製のついたてで、Hard Wall は日本の展示会などでも見る板製のついたてです。どちらでも大差ないですが、Hard Wall の方が若干高め。(Singleで $2400と$3000の差)

ちなみに単位はフィートなので。Singleでだいたい3メートル角ぐらい。

一般的な展示会の一コマ相当で想像すれば良いと思います。

Single Hard wall

これがSingleのHardWall。今回の我々のブースです。

Double HardWall

お隣はDoubleのHard Wallでした。かなり広いです。

 

 

割引について

SXSWでは早割のようなものがあり、早めに出展申請すると20%お得になります。SXSW 2013では、2012/9/21が20%割引の期限でした。その後に10%の期限もあります。

早めに申請するのはお得ですが、キャンセルしてもお金は返って来ないという契約なので、十分考えてから出展しましょう。

 

出展契約書と支払い方法

Asia事務局に適切にメールを送ることができたら、今度はオースチンの本部からContractとInvoiceが送られてくると思います。

つまり、契約書と請求書です。

Contract

Contract

Contractはもちろんすべて英語ですが、大切なのですべて目を通しましょう。先ほど書いたように、支払ったお金は返ってこない、どころか、ギリギリにキャンセルするとペナルティで罰金が発生する、など、重要なことが書かれています。

Invoice

Invoice

支払い方法はカードと振込が可能です。

ただ、通貨をまたぐため、カード支払いが面倒も少なくスムーズで良いかと思います。

 

記入して署名が住んだら、PDF化して返信します。

支払期限が明記されているので、返信が遅くなり過ぎないよう気をつけましょう。

 

というわけで本日はここまで。

次回は物品と設備のレンタル、ホテルの予約についてです。

 


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