【 SXSW 2013 出展 レポート】2. ホテルの予約、物品と設備のレンタル


2013/3/8から3/18まで、アメリカのオースチンで開かれるSXSW(サウス バイ サウス ウエスト) へTradeShow(展示会)の展示者として参加して来ました。Trade Show出展までの手順を6回に分けて解説します。

  1. Trade Showへ申し込み 
  2. ホテルの予約、物品と設備のレンタル  ←イマココ
  3. 荷物の事前発送と、賠償責任保険
  4. SXSW当日の設営と、会期後の発送
  5. Trade Show 出展サービスの紹介  
  6. 続・Trade Show 出展サービスの紹介

 

ホテルの予約、物品と設備のレンタル

前回はSXSWのTrade Show出展の書類での申し込みまでを書きましたが、今回はその先の手続きになります。

 

申し込みすると貰えるもの

Trade Showへブース出展するとプラチナバッジが1枚と、Exhibitorパス(Trade Showのみ入れるパス)をもらうことができます。

Exhibitorパスは100平方フィートにつき2枚もらえます。追加で欲しい場合は、メールしたらもっともらえるかもしれません。

私はExhibitorパスは2枚しか用意して行かなかったのですが、準備日に入り口で「Exhibitorパスがもっと欲しいんだけど。」と言ってみたら、代わりに「準備する人用のシール」をもらえました。ローテクなだけあって、そのあたりは柔軟でありがたいですね。

Exhibitor パス

これがSXSW2013のExhibitor パスです。現地でバッジを交換する際に入手出来ます。

プラチナバッジをクーポンで購入

さて、問題なく出展書類の処理が済んでいたら、 SXSW本部よりプラチナバッジのクーポンコードが送られてきます。早めに交換しましょう。

なぜ急ぐ必要があるかというと、バッジの購入と同時にホテル予約を行うからです。オースティンはアメリカの地方都市ですので、宿泊施設もそれほど多くありません。早めに宿泊先を抑えておかないと、会場から遠く離れたホテルから毎日通う羽目になります。

クーポンコードの交換方法はメールに書かれていると思います。詳細はそちらを参考にしてください。SXSWのバッジ購入ページから個々の情報などを入力していけば済むはずです。

 

ホテルの予約

購入まで完了すると、「Hotel reservation」か「Housing」という宿泊先についてのリンクが出てくると思います。クリックすると、Google mapを利用したホテルの予約ページに遷移するので、なるべくAustin Convention Centerに近いホテルを選び予約しましょう。

おすすめのホテルは以下になります。

  • Extended Stay America – Downtown $179
  • La Quinta Capitol $160~
  • Residence Inn – Downtown $250~
  • Radison Town Lake $200 ~ $300~


より大きな地図で Austin Convention Center と 周辺ホテル を表示

 

これらのホテルより遠くなると、徒歩でのアクセスが難しくなります。

会期中はタクシーなども期待できないので、なるべく近くのホテルを早めに確保しましょう。

 

近くのホテルが埋まってても、まずは予約

不運にも遠くのホテルしか取れなかった場合は、諦めずにまずは取れたところで予約をします。その際に「もしLa Quinta Capitolにキャンセルが出た場合は、そちらで部屋を取りたい。」等と英語でコメントを入れておきましょう。念のため、SXSWの 宿泊先担当部門( housing@sxsw.com)にもメールを入れておきます。名前、現在予約中のホテル、空きが出たら入りたいホテル名、を明記して、「キャンセル待ちしてます!」という気持ちが伝わるメールを打っておきましょう。

SXSWは大きなイベントなので、とりあえず的に部屋を確保している人が多いです。1月ごろにはキャンセルが必ず出てくるので、根気強く待ちましょう。

物品と設備のレンタル

SXSW本部からは、クーポンコードの他にもExhibitor Kitという設営に関する総合マニュアル(PDF)へのリンクが送られてきます。もしなかなか送られて来ない場合には、「Exhibitor Kitが来ないんですが…」というメールを本部に投げましょう。SXSW 2013では運営側で配信が遅れており、10月末にようやく届きました。

Exhibitor Kit

Exhibitor Kit 抜粋

Exhibitor Kit

Exhibitor

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Kit 抜粋

Exhibitor Kit には以下に関する説明と発注フォームが入っています。

  • 机、椅子、モニタなどのレンタル
  • 展示するロゴやパネルの印刷発注
  • カーペットの発注
  • ブースのクリーニングサービス
  • ブースの装飾施工
  • ブースの解体
  • 現地作業員の発注
  • 会場への発送、会場からの発送
  • 電気
  • インターネット回線
  • 水道
  • 電話回線

上の青字の項目はSXSW公式業者のFreemanに手配をします。Exhibitor Kitのフォームからも申し込めますが、オンラインで行うのが手軽です。ユーザー登録をしてログインをしたら、該当するイベント(SXSW)を選択して、発注します。

http://www.freemanco.com/

レンタルした物品や事前発送した荷物は、当日ブースに行くと、ちゃんと届いています。また、レンタル品は会期後はブースに置いていけばOKです。

 

電気、水道、電話回線、インターネットは、会場となるAustine Convention Centerへ発注します。こちらもオンラインで申し込みが可能です。

http://www.austinconventioncenter.com

トップページ → Exhibitor Services → Online Ordering、からオーダーができます。

 

これらのレンタルに関しても、早割の期限があります。出展が決まったら早めに済ませてしまいましょう。SXSW2013では割引期限は2/15でした。

 

レンタル料金はブース費用と比較しても割と高額なので、ご注意ください。例えば24インチモニタで4万程度、60インチモニタだと最大20万円程度でした。

机、椅子、電気、ネット、モニタなど、最低限の設備でも15万円程度はかかると思ったほうが良いです。

 

以上で、ホテルの予約、物品と設備のレンタルは完了です。

次回は荷物の事前発送と、賠償責任保険です。

 


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