【 SXSW 2013 出展 レポート】3. 荷物の事前発送と、賠償責任保険


2013/3/8から3/18まで、アメリカのオースチンで開かれるSXSW(サウス バイ サウス ウエスト) へTradeShow(展示会)の展示者として参加して来ました。Trade Show出展までの手順を6回に分けて解説します。

  1. Trade Showへ申し込み 
  2. ホテルの予約、物品と設備のレンタル
  3. 荷物の事前発送と、賠償責任保険  ←イマココ
  4. SXSW当日の設営と、会期後の発送
  5. Trade Show 出展サービスの紹介  
  6. 続・Trade Show 出展サービスの紹介

 

 

荷物の事前発送と、賠償責任保険

前回までで、早めに済ませておくべき主要な事柄は終わりました。今回の内容は、開催の2週間くらい前には準備ができていると良い内容です。

 

荷物の事前発送

展示に使用する荷物はハンドキャリーしても良いですが、大抵の場合はそれでは間に合わないと思うので、事前に発送することになると思います。

前回に紹介したExhibitor Kitの中に、事前発送に関しての詳細が書かれています。巨大な荷物で、フォークリフト等が必要な場合は別ですが、ダンボール程度の荷物であれば、Exhibitor Kitに同梱の以下の紙を貼って送るだけでOKです。事前に事務局へ申請する必要などもありません。

出展社名とブース番号をダンボールに貼ります。

出展社名とブース番号をダンボールに貼ります。

今回はFedExを使って送りました。当日は無事ブースまで届いていました。ダンボール3個で料金は3万円くらい。

 

海外発送の際の注意点

海外に荷物を送るという行為は、「輸出」にあたります。今回、内容物詳細を書かずにアメリカへ発送したのですが、記載情報が不十分ということでアラスカの税関から成田まで送り返されてしまいました

その後FedExとやりとりをして必要書類などの連絡をしてもらい、無事オースチンまで届きました。海外発送が慣れていない私のような方は、通関なども対応してくれるFedExやUPS、日本郵便などの業者が良いと思います。

到着までの日数ですが、一度成田まで戻ってきて再度書類を添えて送ったので、通算で1週間ほどかかりました。

通関書類

ワイヤレスマウス(電子機器)用の通関書類

通関書類

電源ケーブル用の通関書類

 

 

Liability Insurance について

Trade Show に参加する企業は賠償責任保険に入る必要があります。我々は、SXSWが提供してくれる$100の保険に入りました。これは$1,000,000まで保証してくれる保険となっています。(SXSW 2013) もちろん、任意の保険会社を選んで加入しても良いです。

もし「賠償責任保険に入ってください」と連絡があったのに、SXSW提供の保険の案内がない場合には、SXSW本部へメールをして聞いてみてください。

賠償責任保険

賠償責任保険

次回はSXSW当日の設営と、会期後の発送についてです。

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