【 SXSW 2013 出展 レポート】4. SXSW当日の設営と、会期後の発送


2013/3/8から3/18まで、アメリカのオースチンで開かれるSXSW(サウス バイ サウス ウエスト) へTradeShow(展示会)の展示者として参加して来ました。Trade Show出展までの手順を6回に分けて解説します。

  1. Trade Showへ申し込み 
  2. ホテルの予約、物品と設備のレンタル
  3. 荷物の事前発送と、賠償責任保険
  4. SXSW当日の設営と、会期後の発送  ←イマココ
  5. Trade Show 出展サービスの紹介  
  6. 続・Trade Show 出展サービスの紹介

 

SXSW当日の設営と、会期後の発送

今回は、会場についてから行うことについてお話します。前回までの内容で、事前準備はほぼ完了していると思いますので、あとは現場でどうするか、という留意点をご紹介します。

 

 SXSW当日の設営

SXSW2013ではTrade Showの2日前から会場準備が可能です。我々が現地入りしたのも2日前でしたが、到着したのが夜だったので、その日はバッヂの交換や荷物の到着の確認をして終わりました。

ブースの準備が大規模な場合は、3日前から現地入りしておいたほうが確実かもしれません。

TradeShow 2日前の会場の様子

TradeShow 2日前の会場の様子

 

バッジ交換場所。夜中に行ったらガラガラだった。

バッジ交換場所。夜中に行ったらガラガラだった。

バッジ交換するホールと同じ場所にExhibitor用のカウンターがあり、そちらで出展者パスを入手出来ます。

会期中ではないため、バッジがあったとしても出展者でなければTrade Show会場のホールには入れてもらえません。例えば出展者パスが予定より足りなかった場合などは、SXSWスタッフに相談して追加でパスをもらいましょう。

Exhibitorとしてバッジを入手した場合は、パスの下部に「Exhibitor」と書いてあるため、出展者パスがなくても会場内に入ることができます。

会場には荷台がありますが、有料で1万円以上取られるため、重たいものを搬入する予定の場合は事前によく準備をしておきましょう。

 

事前発送した荷物とレンタル品について

事前発送した荷物や、レンタルした机や椅子などは、既にブースに置いてあります。また、電気やインターネットなども既に通っているため、準備日の間接続確認などを行うことができます。

TradeShowが終わったあとは、借りた物品はその場に置いておけば、業者が回収をしてくれます。

 

Trade Show 終了後

 

ブースの片付け

ブースの片付けの時間は2時間用意されており、その時間内でブースの撤収を完了させる必要があります。なお、Trade Show終了時間前に片付けることは許されていません。フライングしないように気をつけましょう。

車で荷物を搬出する場合は、まずブースを片付けた上で、SXSWスタッフを呼びます。ブースが片付いていることをスタッフが確認すると、車の搬入用のオレンジ色の紙がもらえます。(SXSW2013) 搬入用の紙がなければ会場に車を入れることができないので、注意しましょう。

 

会期後の荷物の発送

会場から日本へ荷物を送ることもできます。発送に必要な書類などは、会場内にあるFreemanのカウンターで入手出来ます。レンタル品と同様に、発送荷物もブースに置いておけば、業者が運んでくれます。

なお、会場から発送したい旨をカウンターで相談したところ、ホテルから送ったほうが安いし確実だよ、とアドバイスされました。送料を抑えたい時や、発送後できるだけ早く受け取りたい場合には、ホテルからFedExなどで発送するのが良いと思います。

 

主要な内容が終わってしまったので、次回はオマケ的にTrade Showに出展していた他社サービスの紹介レポートを行います。

 


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